Công Văn 283 Hướng Dẫn Chỉnh Lý Tài Liệu

MỤC LỤC VĂN BẢN
*

BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC -------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự bởi vì - Hạnh phúc ---------

Số: 283/VTLTNN-NVTW V/v phát hành Bản lý giải chỉnh lý tài liệu hành chính

Thành Phố Hà Nội, ngày 19 tháng5 năm 2004

Kính gửi:

- Các Sở, cơ sở ngang Sở, cơ sở thuộc Chính phủ; - Ủy Ban Nhân Dân những tỉnh, tỉnh thành trực thuộc TW.

Bạn đang xem: Công văn 283 hướng dẫn chỉnh lý tài liệu

Cnạp năng lượng cứ đọng Điều 10 Nghị định số111/2004/NĐ-CP.. ngày 08 tháng tư năm 2004 của Chính phủ biện pháp chi tiết thihành một số trong những điều của Pháp lệnh tàng trữ quốc gia;

Để công tác chỉnh lý tư liệu hành bao gồm trên lưutrữ lịch sử vẻ vang các cấp và tàng trữ hiện tại hành của những phòng ban nhà nước, tổ chứcbao gồm trị-thôn hội, tổ chức triển khai làng hội, tổ chức làng hội-nghề nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính,đơn vị trang bị quần chúng (dưới đây hotline chung là các ban ngành, tổ chức) trong phạmvi VN được triển khai một bí quyết khoa học và thống độc nhất, Cục Văn uống tlỗi với Lưutrữ đơn vị nước phát hành hẳn nhiên Công văn này phiên bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành thiết yếu.

Để thông dụng rộng rãi bản Hướng dẫn này, Cục Văntlỗi với Lưu trữ bên nước kiến nghị những Sở, ban ngành ngang Sở, cơ quan thuộc Chínhlấp với Uỷ ban dân chúng các tỉnh, thành thị trực nằm trong Trung ương sao gửi tiếpcho những cơ quan, tổ chức triển khai thuộc phạm vi cai quản của chính mình.

Trong quy trình thực hiện, nếu như có trở ngại, vướngmắc, ý kiến đề nghị những ban ngành, tổ chức triển khai phản ảnh về Cục Vnạp năng lượng tlỗi cùng Lưu trữ đơn vị nước đểcùng kết hợp xử lý./.

Nơi nhận: - Nhỏng trên; - Sở trưởng Sở Nội vụ (b/c); - Văn uống phòng Quốc hội; - Vnạp năng lượng chống Chủ tịch nước; - Viện Kiểm ngay cạnh quần chúng về tối cao; - Toà án quần chúng. # tối cao; - Cơ quan lại TƯ các Đoàn thể; - Cục Lưu trữ VP.. TW Đảng; - Lãnh đạo Cục (4); - Các đơn vị thuộc Cục; - Lưu VT, NVTW (5).

CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Dương Văn uống Khảm

HƯỚNG DẪN

CHỈNH LÝ TÀI LIỆUHÀNH CHÍNH(Ban hành theo Công vnạp năng lượng số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 mon 5 năm 2004 của CụcVăn uống thỏng cùng Lưu trữ công ty nước)

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

- Hướng dẫn này được vận dụng để chỉnh lý cácphông hoặc khối tư liệu hành chính giờ Việt được ra đời vào quá trìnhhoạt động của những cơ sở nhà nước, tổ chức triển khai chủ yếu trị-xã hội, tổ chức làng mạc hội, tổchức thôn hội-nghề nghiệp và công việc, tổ chức tài chính, đơn vị khí giới quần chúng (tiếp sau đây gọithông thường là cơ sở, tổ chức) tại tàng trữ lịch sử các cung cấp cùng tàng trữ hiện hành củacác ban ngành, tổ chức.

- Lúc chỉnh lý tư liệu hành chính tiếng Phápở trong thời kỳ Pháp thuộc sinh sống VN với Đông Dương, tư liệu khoa học với côngnghệ, tư liệu thi công cơ phiên bản, tài liệu xuất xứ cá thể, hoàn toàn có thể vận dụng Hướngdẫn này mà lại rất cần được bổ sung mang đến cân xứng với đặc thù của từng loại hình tư liệu.

- Tài liệu phyên, ảnh, băng hình, đĩa hình, bădìm thanh hao, đĩa âm thanh hao cùng tư liệu trên các trang bị mang tin khác ko nằm trong phạmvi áp dụng của Hướng dẫn này.

2. Khái niệm, mục tiêu, hưởng thụ chỉnh lý

a) Khái niệm:

Chỉnh lý tư liệu là tổ chức lại tư liệu theo mộtphương án phân nhiều loại kỹ thuật, trong những số đó tiến hành sửa đổi hoàn thành, phục hồihoặc lập bắt đầu hồ sơ; xác định giá chỉ trị; khối hệ thống hoá hồ sơ, tư liệu với làm cho cáccơ chế tra cứu vãn đối với phông hoặc kăn năn tư liệu giới thiệu chỉnh lý.

b) Mục đích:

- Tổ chức thu xếp hồ sơ, tư liệu của phông hoặckhối hận tư liệu chỉ dẫn chỉnh lý một phương pháp khoa học tạo ĐK dễ dãi chocông tác làm việc thống trị, bảo vệ cùng khai thác, thực hiện tài liệu;

- Loại ra đều tư liệu không còn quý giá nhằm tiêu huỷ,qua đó, góp thêm phần cải thiện công dụng sử dụng kho báu và trang trang bị, phươngluôn tiện bảo quản.

c) Yêu cầu:

Tuỳ theo điều kiện ví dụ của từng phòng ban, tổchức (ngân sách đầu tư, thời hạn, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở đồ dùng chất) và tìnhhình kân hận tài liệu đưa ra chỉnh lý (cường độ phân nhiều loại, lập hồ sơ) cơ mà thực hiệnchỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của tiến trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ).

Tài liệu sau khoản thời gian chỉnh lý hoàn chỉnh buộc phải đạt đượcnhững hưởng thụ sau:

- Phân các loại và lập thành làm hồ sơ trả chỉnh;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệuđối với tàng trữ hiện nay hành; khẳng định tài liệu bắt buộc bảo quản vĩnh viễn cùng tài liệukhông còn quý giá buộc phải nhiều loại ra để tiêu huỷ so với tàng trữ lịch sử;

- Hệ thống hoá làm hồ sơ, tài liệu;

- Lập các nguyên tắc tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu;cơ sở dữ liệu cùng hiện tượng tra cứu vớt không giống ship hàng cho Việc cai quản, tra cứu vớt sử dụng;

- Lập hạng mục tư liệu không còn quý giá một số loại ra đểtiêu huỷ.

3. Nguyên ổn tắc chỉnh lý:

- Không phân tán font tàng trữ. Tài liệu của từngđơn vị xuất hiện fonts buộc phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng rẽ biệt;

- Lúc phân loại, lập làm hồ sơ (chỉnh sửa triển khai xong,phục sinh hoặc lập bắt đầu hồ sơ), nên tôn kính sự có mặt tài liệu theo trìnhtừ bỏ theo dõi, giải quyết và xử lý quá trình.

- Tài liệu sau thời điểm chỉnh lý bắt buộc đề đạt đượcnhững buổi giao lưu của cơ sở, tổ chức triển khai ra đời tài liệu; sự tương tác lôgíc cùng lịchsử của tư liệu.

II. CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ

1. Giao thừa nhận tài liệu

- Đối với mọi tàng trữ lịch sử hào hùng cùng tàng trữ hiệnhành gồm thành phần thống trị kho riêng rẽ và bộ phận chỉnh lý tài liệu riêng biệt thì khi xuấttư liệu ra khỏi kho nhằm chỉnh lý đề nghị thực hiện giao nhấn tài liệu. Số lượngtư liệu giao dìm được tính bởi mét giá; riêng so với các font hoặc khốitài liệu đã làm được lập làm hồ sơ sơ bộ, nên ghi rõ số lượng cặp, vỏ hộp cùng con số hồsơ hoặc đơn vị chức năng bảo vệ.

- Việc giao dìm tư liệu đề xuất được lập thànhbiên bản theo mẫu đi kèm (Phụ lục 1).

2. Vệ sinch sơ bộ cùng vận động tài liệu về địađiểm chỉnh lý

Để tiêu giảm mối đe dọa vị bụi bờ tự tài liệu khiến rađối với fan triển khai, trước khi chỉnh lý đề nghị tiến hành lau chùi và vệ sinh sơ bộ tài liệubằng cách sử dụng các một số loại thanh hao lông thích hợp để quét, chải bụi bặm bụi bờ trên cặp, hộphoặc bao gói tài liệu, kế tiếp mang lại từng tập tài liệu.

Khi lau chùi cùng đi lại tài liệu yêu cầu lưu lại ýtránh làm xáo trộn chơ vơ từ thu xếp những cặp, vỏ hộp hoặc bao gói tài liệu cũng nhưcác hồ sơ xuất xắc các tập tài liệu trong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời,ko làm lỗi hại tài liệu.

3. Khảo gần kề tài liệu

a) Mục đích, những hiểu biết

- Mục đích của câu hỏi điều tra tài liệu là nhằmthu thập công bố cần thiết về tình hình củafonts hoặc kăn năn tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý, làmcác đại lý đến bài toán biên soạn những văn uống bạn dạng gợi ý chỉnh lý; lập chiến lược với tiến hànhđọc, tích lũy đông đảo tư liệu hầu hết còn thiếu để bổ sung cập nhật đến phông và thựchiện tại chỉnh lý tài liệu đạt yên cầu nghiệp vụ đề ra.

- Yêu cầu khảo sát tư liệu là đề nghị khẳng định rõhầu hết vụ việc sau:

+ Tên phông; giới hạn thời gian: thời hạn sớmduy nhất và muộn độc nhất của tài liệu trong font hoặc khối hận tài liệu đưa ra chỉnh lý;

+ Kăn năn lượng tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý: số métgiá; số cặp, gói tư liệu cùng số lượng làm hồ sơ, đơn vị bảo quản (so với tài liệuđã có lập làm hồ sơ sơ bộ);

+ Thành phần tài liệu: tư liệu hành chính bao gồmphần lớn một số loại văn uống bản, sách vở đa số gì; bên cạnh đó, trong fonts hoặc kân hận tài liệugiới thiệu chỉnh lý còn có đông đảo loại tư liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim hình họa ghiâm...); …

+ Nội dung của tài liệu: tài liệu của rất nhiều đơnvị tốt trực thuộc về hầu hết khía cạnh vận động nào; gần như nghành, vụ việc đa phần và sựkhiếu nại đặc biệt quan trọng trong hoạt động của ban ngành, đơn vị chức năng hiện ra font được phảnánh vào tài liệu;

+ Tình trạng của font hoặc khối hận tư liệu chuyển rachỉnh lý:

Mức độ thiếu đủ của fonts hoặc kân hận tài liệu;

Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập làm hồ sơ,xác minh giá trị…;

Tình trạng trang bị lý của phông hoặc khối hận tài liệu;

+ Tình trạng phương tiện những thống kê, tra cứu vãn.

b) Trình tự tiến hành:

Cách 1: Nghiên cứu vớt biên bản, mục lục hồsơ, tư liệu giao nộp trường đoản cú đơn vị, cá thể vào tàng trữ nhằm rứa được ban bố banđầu về tư liệu.

Cách 2: Trực tiếp chăm chú khối hận tư liệu.Nếu có nhiều bạn thuộc tmê man gia thì cắt cử mọi cá nhân điều tra 1 phần.

Cách 3: Tập vừa lòng báo cáo và viết báo cáotác dụng điều tra theo Đề cương cứng soạn đi kèm (Prúc lục 2).

4. Thu thập, bổ sung cập nhật tài liệu

Qua điều tra tài liệu, nếu phát hiện thành phầntư liệu của fonts không đủ, buộc phải thực hiện tích lũy, bổ sung cập nhật trước lúc thực hiệnchỉnh lý. Phạm vi và nguyên tố tài liệu buộc phải tích lũy, bổ sung cập nhật được xác địnhcăn cứ những nguyên tố sau:

- Mục đích, đề nghị và phạm vi giới hạn tài liệuđưa ra chỉnh lý;

- Báo cáo công dụng điều tra khảo sát tài liệu;

- Chức năng, trọng trách của cơ quan, tổ chức - đơnvị hiện ra phông, của các đơn vị, phần tử cùng trách nhiệm của các cá nhân liênquan;

- Sổ ĐK văn uống bản đi, đến;

- Biên phiên bản giao thừa nhận tài liệu của những đơn vị chức năng, bộphận cùng cá nhân (ví như có).

Nguồn bổ sung tài liệu từ: thủ trưởng cơ quan,đối kháng vị; những đơn vị, cá nhân được giao giải quyết và xử lý công việc; những người dân đã nghỉhưu hoặc đưa công tác; ban ngành, tổ chức triển khai cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trựcnằm trong...

5. Biên biên soạn những văn phiên bản trả lời chỉnh lýcùng lập kế hoạch chỉnh lý

5.1. Biên soạn bạn dạng lịch sử hào hùng đơn vị hìnhthành phông với lịch sử hào hùng phông

Lịch sử đơn vị xuất hiện phông là bảncầm tắt lịch sử vẻ vang về tổ chức và hoạt động vui chơi của đơn vị chức năng hình thành phông hoặc khốitư liệu.

Lịch sử phông là phiên bản bắt tắt tình trạng, đặcđiểm của font tư liệu.

- Bản lịch sử đơn vị sinh ra phông và kế hoạch sửfonts cần được biên soạn cụ thể, vừa đủ lúc tổ chức chỉnh lý lần đầu; nhữnglần chỉnh lý sau chỉ việc bổ sung thông tin về sự biến đổi trong tổ chức triển khai cùng hoạtđụng của đơn vị chức năng hình thành phông cùng về khối tư liệu giới thiệu chỉnh lý nhằm mụcđích:

+ Làm địa thế căn cứ mang đến việc tạo kế hoạch chỉnh lýphù hợp;

+ Làm địa thế căn cứ cho câu hỏi biên soạn các vnạp năng lượng bản hướngdẫn nghiệp vụ rõ ràng trong chỉnh lý như: hướng dẫn phân nhiều loại, lập hồ sơ; hướngdẫn xác minh cực hiếm tư liệu với phương pháp phân nhiều loại tài liệu;

+ Giúp cho những người tsi mê gia thực hiện chỉnhlý nắm bắt một giải pháp bao quát về lịch sử cùng hoạt động của đơn vị hình thànhfonts và về tình trạng của phông hoặc khối hận tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý.

- Khi biên soạn những vnạp năng lượng bạn dạng này, đề xuất tđắm say khảobốn liệu liên quan về đơn vị chức năng và về phông tư liệu sau:

+ Các vnạp năng lượng bản quy phi pháp hiện tượng và các văn uống bảnkhông giống về bài toán thành lập, phân tách tách, sáp nhập…; cơ chế tính năng, trọng trách, quyềnhạn với cơ cấu tổ chức tổ chức của đơn vị sinh ra phông với các đơn vị cấu thành;

+ Các văn bạn dạng dụng cụ về dục tình, lề lối làm việcvà chính sách công tác làm việc văn uống thư của đơn vị sinh ra phông;

+ Các biên phiên bản giao nhấn tài liệu; mục lục hồsơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách những thống kê tài liệu với sổ đăng ký văn bản đi, đến;

+ Báo cáo công dụng khảo sát điều tra tài liệu;

+ Các tư liệu khác bao gồm tương quan.

- Dường như, hoàn toàn có thể tích lũy thông báo đề xuất thiếttừ bỏ những cán cỗ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị.

Bản lịch sử vẻ vang đơn vị chức năng xuất hiện phông cùng định kỳ sửfonts có thể biên soạn riêng hoặc gộp làm cho một, bao gồm 2 phần với các nộidung rõ ràng theo Đề cưng cửng soạn đi cùng (Prúc lục 3).

5.2. Biên biên soạn bản giải đáp phân các loại, lậphồ nước sơ

Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướngdẫn phân loại tư liệu của font hoặc khối tư liệu giới thiệu chỉnh lý thành cácđội Khủng, đội vừa, nhóm bé dại theo một giải pháp phân các loại nhất định cùng phươngpháp lập hồ nước sơ; được sử dụng làm căn cứ để những người dân tsay mê gia chỉnh lý thực hiệnvấn đề phân một số loại tư liệu, lập hồ sơ với khối hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thốngđộc nhất.

Phương án phân một số loại tài liệu là bản dự kiếnphân chia tư liệu thành các nhóm với trơ trẽn trường đoản cú bố trí các đội tư liệu củafont.

Nội dung phiên bản trả lời phân nhiều loại, lập hồ sơ

Bản lí giải phân các loại, lập hồ sơ bao hàm 2 phầnchính: khuyên bảo phân loại tài liệu với khuyên bảo lập làm hồ sơ (Đề cương biên soạnđi cùng - Phụ lục 4)

a) Phần 1. Hướng dẫn phân một số loại tư liệu

Nội dung của phần này bao gồm phương pháp phân loạitư liệu và đa số trả lời rõ ràng vào quy trình phân loại tư liệu của phônghoặc khối tư liệu giới thiệu chỉnh lý thành các team Khủng, nhóm vừa, đội nhỏ tuổi haychuyển tài liệu vào những đội tương thích.

- Việc chọn lọc với sản xuất phương án phân loạitư liệu so với font hoặc khối hận tư liệu giới thiệu chỉnh lý được thực hiện trêncác đại lý vận dụng các vẻ ngoài, phương pháp phân nhiều loại tài liệu fonts tàng trữ vàotình hình thực tế của font hoặc kăn năn tài liệu, qua câu hỏi nghiên cứu và phân tích bạn dạng kế hoạch sửđơn vị hiện ra fonts và lịch sử dân tộc phông cùng báo cáo hiệu quả điều tra tài liệu;đôi khi, địa thế căn cứ đòi hỏi tổ chức, sắp xếp cùng khai quật áp dụng tư liệu saunày. Tuỳ nằm trong từng phông hoặc kăn năn tài liệu cụ thể, có thể lựa lựa chọn một trongđông đảo phương án phân các loại tài liệu sau:

+ Phương thơm án “cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai - thời gian”: áp dụngso với tư liệu của đơn vị sinh ra font bao gồm cơ cấu tổ chức triển khai và tác dụng,trọng trách của các đơn vị chức năng, phần tử tương đối ví dụ, ổn định định;

+ Pmùi hương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: áp dụngso với tư liệu của đơn vị có mặt phông có tổ chức cơ cấu tổ chức tuyệt cố gắng đổi;

+ Phương án “phương diện hoạt động - thời gian”: áp dụngso với tài liệu của đơn vị sinh ra font tất cả tổ chức cơ cấu tổ chức hay vậy đổinhưng lại bao gồm tác dụng, nhiệm vụ kha khá ổn định định;

+ Phương thơm án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụngđối với tư liệu của đơn vị chức năng hình thành phông gồm cơ cấu tổ chức triển khai với tính năng,trách nhiệm xuất xắc đổi khác, không cụ thể hoặc đối với tài liệu của những đơn vị hìnhthành fonts chuyển động theo nhiệm kỳ;

+ Phương án “vụ việc - thời gian” và “thời gian -vấn đề”: vận dụng so với tư liệu của đơn vị chức năng sinh ra fonts bé dại, có ít tài liệu;đối với tư liệu font tàng trữ cá thể và những sưu tập tư liệu lưu trữ.

- Theo cách thực hiện phân loại đã sàng lọc, những nhómlớn, nhóm vừa với nhóm nhỏ có thể như sau:

+ Theo phương án “cơ cấu tổ chức triển khai - thời gian”:những đơn vị chức năng tổ chức triển khai của đơn vị chức năng sinh ra phông; năm; các nghành nghề dịch vụ hoặc nội dungvận động to của các đơn vị chức năng tổ chức;

+ Theo cách thực hiện “thời gian - cơ cấu tổ chức”:năm; các đơn vị tổ chức của đơn vị hiện ra phông; các lĩnh vực hoặc nội dungvận động béo của những đơn vị chức năng tổ chức;

+ Theo phương án “mặt chuyển động - thời gian”: mặthoạt động; năm; những lĩnh vực hoặc câu chữ chuyển động mập vào phạm vi một mặthoạt động;

+ Theo giải pháp “thời gian - khía cạnh hoạt động”:năm; mặt hoạt động; những lĩnh vực hoặc ngôn từ hoạt động to trong phạm vi mộtphương diện vận động.

b) Phần 2. Hướng dẫn lập hồ nước sơ

Nội dung phần gợi ý lập làm hồ sơ bao gồm:

- Hướng dẫn cụ thể về phương thức tập đúng theo cácvăn phiên bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu như sự việc, tên thường gọi của văn uống bản, tácđưa, ban ngành giao dịch thanh toán, thời gian v.v.. thành hồ sơ so với hồ hết phông hoặc khốitư liệu còn nghỉ ngơi vào chứng trạng lộn xộn, chưa được lập làm hồ sơ.

- Hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thành hồ sơ đối vớiphần nhiều font hoặc khối tài liệu đã làm được lập làm hồ sơ dẫu vậy còn không đúng đắn, đầyđầy đủ (không đạt đề xuất nhiệm vụ đặt ra).

- Hướng dẫn viết tiêu đề hồ sơ:

Tiêu đề hồ sơ bao hàm các nguyên tố báo cáo cơ phiên bản,đề đạt tổng quan câu chữ của vnạp năng lượng phiên bản, tài liệu gồm trong hồ sơ, tuy thế phải ngắngọn, ví dụ, chính xác và được diễn đạt bởi ngôn từ tương xứng. Các yếu tốcông bố cơ phiên bản của title làm hồ sơ thường xuyên gồm: tên một số loại văn bạn dạng, tác giả, nộidung, địa điểm, thời gian. Trật trường đoản cú những nguyên tố bên trên có thể thay đổi tuỳ theo từngnhiều loại hồ sơ. Dưới đấy là một trong những dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu:

+ Tên loại văn uống bạn dạng - nội dung - thời hạn - tácgiả: vận dụng đối với các hồ sơ là lịch trình, kế hoạch, báo cáo công tác làm việc thườngkỳ của cơ quan, ví dụ:

Chương thơm trình, kế hoạch, report công tác năm1970 của Sở Vật bốn.

Kế hoạch, report thực hiện kế hoạch đơn vị nướcnăm 1962 của Sở Công nghiệp.

+ Tên loại văn uống phiên bản - tác giả - văn bản - thờigian: áp dụng đối với các làm hồ sơ là chương trình, chiến lược, báo cáo siêng đề,ví dụ:

Chương trình, kế hoạch, report của Bộ Nội vụ vềkiện toàn chính quyền những cung cấp sau sửa không nên cải tân ruộng khu đất năm 1959.

+ Tập lưu giữ (ra quyết định, thông tư, thông bốn, côngvnạp năng lượng v.v...) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với những hồ sơ là tập lưu giữ văn uống bảnđi của phòng ban, ví dụ:

Tập giữ công vnạp năng lượng quý I năm 2002 của UBND tỉnhVĩnh Phúc.

+ Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả(cơ sở tổ chức triển khai hoặc cơ sở công ty trì) - vị trí - thời gian: áp dụng đối vớihồ sơ hội nghị, hội thảo, ví dụ:

+ Hồ sơ - vụ việc - vị trí - thời gian: áp dụngđối với một số loại làm hồ sơ câu hỏi mà văn bạn dạng về quá trình xử lý các bước còn giữ đượchơi tương đối đầy đủ, ví dụ:

Hồ sơ về bài toán nâng lương năm 1998.

+ Hồ sơ - thương hiệu người: vận dụng đối với làm hồ sơ nhânsự, ví dụ:

Hồ sơ của Nguyễn Vnạp năng lượng A.

- Hướng dẫn thu xếp văn uống bản, tài liệu bên tronghồ sơ:

Tuỳ theo từng nhiều loại làm hồ sơ mà lại biên soạn hướng dẫnrõ ràng về Việc bố trí văn uống phiên bản, tư liệu trong mỗi các loại làm hồ sơ theo trình tự nhấtđịnh, đảm bảo an toàn đề đạt được tình tiết của vấn đề giỏi quá trình quan sát và theo dõi, giảiquyết quá trình trong thực tế. Sau đó là một trong những cách thu xếp văn uống phiên bản, tài liệutrong hồ nước sơ:

+ Theo số thiết bị tự và ngày tháng vnạp năng lượng bản: đối vớiđầy đủ hồ sơ được lập theo đặc thù hầu hết là tên một số loại văn phiên bản.

+ Theo thời gian tình tiết của hội nghị, hội thảo;theo trình tự theo dõi và quan sát, xử lý công việc: so với hồ sơ hội nghị, hội thảo;làm hồ sơ bài toán.

+ Theo khoảng quan trọng đặc biệt của người sáng tác hoặc theo vầnABC... tên thường gọi tác giả, tên địa danh: đối với những làm hồ sơ bao gồm những vnạp năng lượng bản củanhững tác giả; của các tác giả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là nhữngcơ quan cùng cấp cho nhưng mà trực thuộc nhiều địa phương thơm không giống nhau, ví dụ:

Tập tài liệu của BCH TW Đảng, Quốc hội, Chính phủlãnh đạo thai cử Quốc hội năm 2002. Trong làm hồ sơ này, văn bản được sắp xếp theo tầmquan trọng của người sáng tác văn bạn dạng.

Kế hoạch cùng báo cáo triển khai planer cung ứngvật dụng tứ chuyên môn cho các tỉnh biên thuỳ phía Bắc năm 1979 của những Tổng Công tytrực thuộc Bộ Vật bốn. Trong làm hồ sơ này, vnạp năng lượng bản được sắp xếp theo vần ABC... tên gọicác Tổng Công ty: Tổng đơn vị Hoá chất, Tổng chúng tôi Kyên khí, Tổng Cửa Hàng chúng tôi Thiếtbị phụ tùng, Tổng Công ty Xăng dầu.

Báo cáo công tác làm việc tuyển sinh những cấp năm học2001-2002 của Phòng Giáo dục những huyện, thị xã thuộc tỉnh Quảng Bình. Trong hồsơ này, các report được thu xếp theo vần ABC... tên Phòng giáo dục và đào tạo những huyện,thị xã: Phòng giáo dục và đào tạo thị xã Bố Trạch, Phòng Giáo dục thị xóm Đồng Hới, PhòngGiáo dục đào tạo thị xã Lệ Thuỷ, Phòng giáo dục và đào tạo thị xã Minch Hoá...

5.3. Biên soạn bạn dạng chỉ dẫn xác định giátrị tài liệu

- Bản chỉ dẫn xác định quý giá tư liệu phảiđược biên soạn cụ thể, rõ ràng so với các phông tư liệu được chỉnh lý lần đầu;phần lớn lần sau chỉ cần sửa thay đổi, bổ sung cập nhật mang đến tương xứng với thực trạng thực tế khốitư liệu chỉ dẫn chỉnh lý.

- Nội dung bạn dạng trả lời khẳng định cực hiếm tài liệubao gồm 2 phần chính: phần phiên bản kê (dự kiến) các nhóm tư liệu đề xuất lưu lại bảoquản lí hoặc một số loại thoát khỏi phông và phần lý giải cụ thể được dùng có tác dụng căn cứ đểnhững người tđam mê gia chỉnh lý thực hiện câu hỏi khẳng định quý hiếm cùng định thời hạnbảo quản mang đến từng hồ sơ được thống độc nhất (Đề cương cứng biên soạn kèm theo - Prúc lục5).

- Cnạp năng lượng cđọng nhằm biên soạn bản lí giải khẳng định giátrị tư liệu gồm:

+ Các phương pháp, phương thức, tiêu chuẩn chỉnh xác địnhgiá trị tài liệu;

+ Các luật pháp của luật pháp có tương quan mang đến thờihạn bạn dạng quản ngại tài liệu;

+ Các bảng thời hạn bảo vệ tài liệu như bảngthời hạn bảo vệ vnạp năng lượng kiện mẫu; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành hoặccủa cơ sở (trường hợp có);

+ Các phiên bản hướng dẫn yếu tố hồ sơ, tài liệuở trong diện nộp giữ vào tàng trữ lịch sử vẻ vang những cấp;

+ Danh mục làm hồ sơ của phòng ban, đơn vị chức năng hình thànhfonts (giả dụ có);

+ Bản lịch sử vẻ vang đơn vị có mặt font cùng định kỳ sửphông với lý giải phân nhiều loại, lập hồ nước sơ;

+ Hình như, bắt buộc xem thêm chủ kiến của những cán cỗ,công chức, viên chức vào ban ngành, đặc biệt là những người dân có tác dụng trình độ.

5.4. Lập chiến lược chỉnh lý

Kế hoạch chỉnh lý là phiên bản dự kiến nội dungquá trình, tiến độ triển khai, lực lượng lao động với cơ sở đồ gia dụng hóa học giao hàng đến việc chỉnhlý (Đề cương biên soạn kèm theo - Prúc lục 6).

Lúc chỉnh lý các phông hoặc khối hận tư liệu mập vớinhiều người dân tsi gia triển khai, cần được xây cất planer chỉnh lý cụ thể, cụthể.

Các văn uống bạn dạng khuyên bảo chỉnh lý cùng chiến lược chỉnhlý đề nghị được người có thđộ ẩm quyền phê chăm sóc hoặc người dân có trách nhiệm thông quacùng có thể bổ sung, hoàn thành trong quy trình triển khai mang đến phù hợp với thực tế.

III. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ

1. Phân các loại tài liệu

Căn uống cđọng phiên bản trả lời phân các loại, lập hồ sơ, tiếnhành phân loại tư liệu thành những nhóm theo trình từ bỏ sau:

Cách 1: Phân phân chia tư liệu ra thành các đội lớn;

Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm phệ thànhnhững team vừa;

Bước 3: Phân phân tách tư liệu trong đội vừa thànhnhững nhóm nhỏ tuổi.

Trong quá trình phân chia tài liệu thành cácteam, giả dụ phân phát hiện nay thấy bao gồm bạn dạng bao gồm, phiên bản gốc của không ít văn bản, tài liệu cóquý hiếm thuộc font không giống thì phải kê riêng rẽ cùng lập thành danh mục để bổ sung cập nhật chofonts đó.

2. Lập làm hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thành xong hồ nước sơ

a) Lập làm hồ sơ đối với font tư liệu chưa đượclập hồ sơ

Trong phạm vi các nhóm nhỏ, địa thế căn cứ phiên bản phía dẫnphân loại, lập làm hồ sơ với bạn dạng hướng dẫn xác định quý hiếm tài liệu, thực hiện lậplàm hồ sơ kết hợp với xác minh giá trị cùng định thời hạn bảo vệ mang lại làm hồ sơ.

Trong quy trình thu xếp văn uống bạn dạng, tài liệu trongmỗi hồ sơ, cần phối hợp để ý một số loại thoát khỏi hồ sơ số đông văn uống phiên bản, tài liệu hếtquý giá. Đối cùng với tài liệu hết cực hiếm, cũng cần viết tiêu đề tóm tắt nhằm thốngkê thành danh mục tư liệu hết quý hiếm. Tài liệu trùng thừa cùng tài liệu bị baohàm thuộc hồ sơ nào buộc phải được xếp ở cuối làm hồ sơ đó và chỉ được nhiều loại ra khỏi hồsơ sau khoản thời gian đã có được bình chọn.

Nếu một hồ sơ gồm nhiều vnạp năng lượng bạn dạng, tài liệu với quádày, nên phân phân thành các đơn vị chức năng bảo vệ một biện pháp hợp lý và phải chăng.

b) Chỉnh sửa hoàn thành xong hồ sơ

Đối cùng với font tài liệu đã có lập làm hồ sơ, căn cứbạn dạng lý giải phân một số loại, lập làm hồ sơ với bản chỉ dẫn xác minh cực hiếm tài liệu,triển khai bình chọn toàn cục làm hồ sơ của phông; sửa đổi hoàn thành xong hồ sơ kết hợpvới xác định quý giá và định thời hạn bảo quản so với phần lớn hồ sơ được lậpchưa đạt thưởng thức nghiệp vụ.

Mỗi hồ sơ được lập hoặc được sửa đổi hoàn thiệncần phải để trong một tờ bìa trợ thì hoặc một sơ ngươi riêng cùng tiến công một trong những lâm thời thời;bên cạnh đó, ghi số kia với phần nhiều đọc tin ban sơ về mỗi làm hồ sơ (nlỗi tên viết tắtcủa những đội (ví như có) theo phương pháp phân nhiều loại tư liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạnbảo vệ và thời gian nhanh nhất với muộn độc nhất của tài liệu có vào hồ nước sơ) lên mộttấm thẻ nhất thời hoặc một phiếu tin (Mẫu phiếu tin cùng trả lời biên mục phiếu tintham khảo Prúc lục 7 đính kèm).

3. Biên mục phiếu tin

Việc biên mục phiếu tin hồ sơ với xây cất cơ sơtài liệu (CSDL) làm chủ và tra search làm hồ sơ, tư liệu tàng trữ auto hoá rất có thể tiếnhành một bí quyết tự do đối với những phông tư liệu đã được chỉnh lý. Tuy nhiên, đốicùng với những phông tài liệu chưa được chỉnh lý, câu chữ này bắt buộc được phối kết hợp trongquá trình chỉnh lý.

Phiếu tin hồ sơ tuyệt phiếu biểu hiện làm hồ sơ làbiểu ghi tổng vừa lòng những lên tiếng về một hồ sơ hoặc một đơn vị chức năng bảo vệ. Mỗiban bố hoặc đội lên tiếng được ghi bên trên một ô mục (tuyệt có cách gọi khác là trường) củaphiếu tin. Phiếu tin được dùng để làm nhập tin cùng tạo ra cửa hàng tài liệu thống trị vàtra kiếm tìm hồ sơ, tài liệu tàng trữ tự động hóa hoá. Trong khi, phiếu tin còn được sử dụngsửa chữa thay thế đến thẻ trợ thì nhằm hệ thống hoá hồ sơ của fonts.

Các lên tiếng cơ bạn dạng về một hồ sơ hoặc một đối chọi vịbảo vệ bên trên phiếu tin gồm: thương hiệu (hoặc mã) kho lưu giữ trữ; thương hiệu (hoặc số) phông lưutrữ; số lưu lại trữ; ký hiệu thông tin; title hồ nước sơ; chú giải; thời gian của tàiliệu; thời hạn bảo quản cùng chế độ thực hiện.

Dường như, tuỳ theo thử khám phá của từng cơ sở, tổchức trong Việc làm chủ, tra tìm kiếm làm hồ sơ, tư liệu tàng trữ, hoàn toàn có thể bổ sung cáclên tiếng như ngôn ngữ; bút tích; chứng trạng vật dụng lý; v.v.... (chi tiết xem Phụlục 7 đính kèm).

4. Hệ thống hoá hồ sơ

Bước 1: Sắp xếp những phiếu tin hoặc thẻ tạm thời trongphạm vi từng đội nhỏ; bố trí những team nhỏ dại trong từng team vừa, những team vừatrong những nhóm Khủng cùng các nhóm béo vào fonts theo giải pháp phân loại tài liệuvới đánh số trang bị trường đoản cú trong thời điểm tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ trợ thời.

Cách 2: Sắp xếp toàn bộ làm hồ sơ hoặc đơn vị bảo quảncủa font theo số thứ tự trong thời điểm tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm bợ.

Khi khối hệ thống hoá làm hồ sơ, bắt buộc phối kết hợp bình chọn vàtriển khai chỉnh sửa so với rất nhiều ngôi trường đúng theo làm hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùngcục bộ làm hồ sơ hoặc một trong những văn bạn dạng vào hồ sơ), bị xé lẻ giỏi Việc xác minh giátrị mang đến làm hồ sơ, tư liệu không đúng mực hoặc không thống độc nhất.

5. Biên mục hồ sơ

Việc biên mục làm hồ sơ có các văn bản sau:

a) Đánh số tờ:

Dùng cây bút chì Black, mượt hoặc vật dụng dập số để tấn công sốtrang bị trường đoản cú của tờ tài liệu, tự tờ thứ nhất tới tờ cuối cùng có vào làm hồ sơ hoặc đơnvị bảo quản. Số tờ được đánh bằng văn bản số ảrập vào góc bắt buộc bên trên của tờ tàiliệu. Trường hợp tấn công nhầm số thì gạch ốp đi và tấn công lại sống mặt cạnh; đối với nhữngtờ đã bị đào thải lúc đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó cùng thêm chữloại La tinch theo lắp thêm tự abc nghỉ ngơi sau, ví dụ: bao gồm 2 tờ bị thải trừ ko đặt số sau tờsố 15 thì các tờ này được đánh số trùng là 15a cùng 15b.

Số lượng tờ tư liệu tất cả vào làm hồ sơ hoặc solo vịbảo vệ làm sao đề xuất được bổ sung vào thẻ nhất thời hoặc phiếu tin của làm hồ sơ hoặc 1-1 vịbảo quản kia.

b) Viết mục lục văn bản:

c) Viết hội chứng từ bỏ kết thúc:

Việc viết số tờ, viết mục lục văn bản cùng hội chứng từdứt chỉ vận dụng đối với mọi làm hồ sơ bảo vệ vĩnh viễn với đa số hồ sơ cóthời hạn bảo quản lâu hơn (từ bỏ 20 năm trlàm việc lên).

d) Viết bìa hồ nước sơ:

khi viết bìa hồ sơ nên giữ ý:

- Tên phông là tên thường gọi ưng thuận của đối kháng vịcó mặt phông. Đối cùng với đầy đủ đơn vị hình thành fonts bao gồm sự thay đổi về tên gọimà lại về cơ bạn dạng, tất cả chức năng, trách nhiệm không thay đổi (Có nghĩa là chưa đầy đủ điều kiệnđể lập fonts mới) thì mang tên font là tên gọi ở đầu cuối của đơn vị hình thànhphông;

- Chữ viết trên bìa nên cụ thể, sạch mát, rất đẹp vàđúng bao gồm tả; chỉ được viết tắt hầu như từ bỏ vẫn nguyên tắc trong bảng chữ viết tắt;

- Mực nhằm viết bìa hồ sơ cần sử dụng loại mực Black, bềnmàu sắc.

6. Vệ sinch tài liệu; cởi bỏ ghlặng, kẹp; làmphẳng tài liệu

- Dùng bàn chải tương thích để quét chải có tác dụng sạchtài liệu;

- Dùng các nguyên tắc như: dao lưỡi mỏng mảnh, mócchăm dùng… để gỡ bỏ ghyên, kẹp tài liệu;

- Làm phẳng tư liệu đối với rất nhiều tờ tài liệu bịqunạp năng lượng, vội, nhàu.

7. Thống kê, kiểm tra và làm giấy tờ thủ tục tiêu huỷtư liệu không còn giá trị

7.1. Thống kê tư liệu hết giá trị

- Tài liệu không còn giá trị nhiều loại ra trong vượt trìnhchỉnh lý đề nghị được tập vừa lòng thành các đội theo giải pháp phân các loại với đượcthống kê lại thành hạng mục tài liệu hết cực hiếm theo mẫu mã đính kèm (Prúc lục 8). Khithống kê tư liệu loại bắt buộc lưu giữ ý:

+ Các bó, gói tài liệu một số loại ra trong quá trìnhchỉnh lý được đánh số liên tục từ 01 cho đến khi xong vào phạm vi toàn phông;

+ Trong từng bó, gói, các tập tư liệu được đánhsố riêng, tự 01 cho đến khi kết thúc.

7.2. Kiểm tra, làm cho thủ tục tiêu huỷ tư liệu loại

- Tài liệu không còn giá trị một số loại ra vào thừa trìnhchỉnh lý yêu cầu được hội đồng khẳng định quý giá tư liệu của phòng ban, tổ chức triển khai kiểmtra, cấp có thẩm quyền đánh giá và thẩm định.

- Qua soát sổ cùng thẩm tra, đầy đủ tài liệu đượckinh nghiệm cất giữ bảo quản đề nghị được lập thành hồ sơ với thu xếp vào địa chỉ phù hợphoặc bổ sung cập nhật vào các hồ sơ khớp ứng của phông; so với tài liệu không còn giá trị vềđa số phương diện, phải khởi tạo làm hồ sơ kiến nghị tiêu huỷ trình cung cấp tất cả thđộ ẩm quyền ra quyếtđịnh tiêu huỷ với tổ chức tiêu huỷ theo đúng cách thức của lao lý. Hồ sơ đềnghị tiêu huỷ tư liệu gồm:

+ Danh mục tài liệu nhiều loại đương nhiên bạn dạng thuyếtminc tài liệu loại;

+ Biên bạn dạng họp Hội đồng khẳng định cực hiếm tài liệucủa cơ sở, tổ chức;

+ Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền.

8. Đánh số làm hồ sơ bao gồm thức; vào bìa, hộp (cặp);viết cùng dán nhãn hộp (cặp)

- Đánh số bằng lòng bằng văn bản số Ả rập cho toàncỗ hồ sơ của fonts hoặc khối tư liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếutin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được tấn công liên tục vào toàn phông:

+ Đối cùng với gần như font hoặc kân hận tài liệu được chỉnhlý lần đầu: tự số 01 cho tới hết;

+ Đối với phần nhiều đợt chỉnh lý sau: trường đoản cú số tiếptheo số hồ sơ sau cuối trong mục lục hồ sơ của chủ yếu phông hoặc khối hận tài liệuđó trong dịp chỉnh lý trước.

- Vào bìa hồ sơ với đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

- Viết với dán nhãn vỏ hộp (cặp): lúc viết nhãn hộp(cặp), đề nghị sử dụng một số loại mực Black, bền màu; chữ viết trên nhãn đề xuất cụ thể, dễ nhìn đọc.Nhãn được ấn sẵn theo mẫu mã đính kèm (Phú lục 9), có thể in thẳng lên gáy gộphoặc in riêng rẽ theo kích cỡ cân xứng với gáy của vỏ hộp (cặp) được dùng làm đựngtài liệu.

9. Xây dựng hiện tượng quản lý và tra tra cứu hồ sơ,tài liệu

9.1. Lập mục lục hồ nước sơ

Việc lập mục lục hồ sơ bao hàm hầu hết nội dungsau:

- Viết tiếng nói đầu, trong những số ấy giới thiệu nắm tắtvề lịch sử đơn vị chức năng xuất hiện font và lịch sử vẻ vang phông; phương án phân một số loại tài liệuvới kết cấu của mục lục làm hồ sơ.

- Viết các bảng hướng dẫn mục lục nhỏng bảng chỉ dẫnvấn đề; bảng chỉ dẫn tên người; bảng chỉ dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sửdụng vào mục lục.

- Căn uống cđọng những câu chữ thông tin bên trên thẻ trợ thì,tấn công lắp thêm với in bảng thống kê làm hồ sơ của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vàosản phẩm công nghệ cùng in bảng thống kê làm hồ sơ từ cơ sở dữ liệu làm chủ và tra kiếm tìm làm hồ sơ, tài liệu củaphông (nếu cơ sở dữ liệu được xây dựng kết hợp với vấn đề chỉnh lý tài liệu).

- Đóng quyển mục lục (ít nhất 03 bộ) để phục vụmang lại vấn đề thống trị với khai quật, thực hiện tư liệu.

9.2. Xây dựng CSDL làm chủ với tra tra cứu hồsơ, tư liệu auto hoá

Việc phát hành (CSDL) quản lý và tra tra cứu hồ sơ,tư liệu tàng trữ tự động hóa hoá được tiến hành theo hướng dẫn riêng rẽ của Cục Văntlỗi cùng Lưu trữ công ty nước.

Xem thêm: Lời Bài Thơ Đôi Dép Của Tác Giả Nguyễn Trung Kiên ) Bài Thơ, Bài Thơ Đôi Dép

IV. KẾT THÚC CHỈNH LÝ

1. Kiểm tra kết quả chỉnh lý

- Căn cứ đọng nhằm kiểm soát gồm:

+ Mục đích, những hiểu biết của dịp chỉnh lý;

+ Các vnạp năng lượng bản chỉ dẫn chỉnh lý đã ban hành;

+ Báo cáo tác dụng điều tra khảo sát tài liệu;

+ Hợp đồng chỉnh lý (trường hợp có);

+ Biên bản giao dìm tài liệu nhằm chỉnh lý;

+ Kế hoạch chỉnh lý.

- Nội dung kiểm tra:

+ Kiểm tra trên những vnạp năng lượng bản hướng dẫn chỉnh lý; mụclục hồ nước sơ; cửa hàng dữ liệu với phép tắc thống kê lại, tra cứu không giống (nếu như có) cùng danh mụctài liệu một số loại của font hoặc khối hận tài liệu chỉnh lý;

+ Kiểm tra thực tiễn tài liệu sau khoản thời gian chỉnh lý.

- Lập biên phiên bản đánh giá, sát hoạch chỉnh lý(ví như cần).

2. Bàn giao tài liệu, đi lại tài liệu vàokho cùng thu xếp lên giá bán

- Bàn giao tài liệu:

+ Tài liệu giữ lại bảo quản được chuyển nhượng bàn giao theo mụclục hồ nước sơ;

+ Tài liệu một số loại ra nhằm tiêu huỷ được bàn giaotheo hạng mục tư liệu loại;

+ Tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung chofont.

- Lập biên bạn dạng giao dìm tư liệu theo mẫu mã đínhkèm (Prúc lục 1).

- Vận gửi tư liệu vào kho bảo quản với sắp xếplên giá.

3. Tổng kết chỉnh lý

3.1. Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý, vào đótrình diễn nắm tắt về:

a) Những kết quả đạt được:

- Tổng số tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý với tình trạngtư liệu trước lúc chỉnh lý;

- Tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, trong đó:

+ Số lượng tài liệu bảo quản bảo quản: con số hồsơ bảo vệ vĩnh viễn, bao gồm thời hạn bảo vệ lâu hơn, tạm thời (hoặc bảo quản cóthời hạn);

+ Số lượng tư liệu các loại ra nhằm tiêu huỷ: bó hoặcgói, tập với tính theo mét giá;

+ Số lượng tư liệu chuyển fonts không giống hoặc nhằm bổsung đến phông;

- Chất lượng hồ sơ sau thời điểm chỉnh lý so với yêu thương cầunghiệp vụ.

b) Nhận xét, tấn công giá:

- Tiến độ tiến hành lần chỉnh lý đối với kế hoạch;

- Những điểm mạnh, yếu điểm vào quá trình chỉnhlý;

- Kinh nghiệm đúc rút qua lần chỉnh lý.

3.2. Hoàn chỉnh và chuyển nhượng bàn giao làm hồ sơ đợt chỉnhlý

Hồ sơ dịp chỉnh lý nhằm chuyển nhượng bàn giao gồm:

- Báo cáo hiệu quả khảo sát tài liệu;

- Các văn uống bản giải đáp chỉnh lý với planer chỉnhlý;

- Mục lục hồ nước sơ; đại lý tài liệu và biện pháp thốngkê, tra cứu giúp khác (nếu như có);

- Danh mục tài liệu hết quý giá của phông hoặckân hận tài liệu chỉnh lý đương nhiên bản ttiết minh;

- Báo cáo hiệu quả dịp chỉnh lý./.

PHỤ LỤC 1:

BIÊN BẢN GIAO NHẬNTÀI LIỆU

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (phòng ban, tổ chức triển khai cai quản tài liệu)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự vì - Hạnh phúc ---------

………., ngày tháng năm 200…..

BIÊN BẢN GIAONHẬN TÀI LIỆU

- Căn cđọng Công vnạp năng lượng số /VTLTNN-NVTW tháng ngày 5năm 2004 của Cục Vnạp năng lượng thỏng với Lưu trữ công ty nước v/v ban hành bản Hướng dẫn chỉnhlý tài liệu hành chính;

- Căn uống cứ: .............……………………(1)……………………………...….

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO: ………………………(2)…………………..…,thay mặt là:

- Ông (bà): ...................................................……....................................

Chức vụ công tác/chức danh:....................................……………............

- Ông (bà):.................................................................……......................

Chức vụ công tác/chức danh:..................................……...........................

BÊN NHẬN: ………………………(3)……………………, thay mặt là:

- Ông (bà):.......……................................................................................

Chức vụ công tác/chức danh:.......................................……......................

- Ông (bà):.........................................................……...............................

Chức vụ công tác/chức danh:...............................……..............................

Thống duy nhất lập biên phiên bản giao dìm tài liệu …………(4)…………..……..cùng với phần lớn câu chữ cụ thể nhỏng sau:

1. Tên phông (hoặc khối) tài liệu:....................................................…......

2. Thời gian của tài liệu: ............................................................................

3. Thành phần cùng số lượng tài liệu:

3.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số vỏ hộp (cặp):...................................................................................

- Tổng số làm hồ sơ (đơn vị bảo quản):...........………………………….........

- Quy ra mét giá: .............. mét

3.2. Tài liệu khác (trường hợp có):........................................................................

.................................................................................……………………….…...

4. Công cố kỉnh tra cứu và tài liệu tương quan kèmtheo (5):

.................................................................................……………………….…...

.................................................................................…………………….……...

.................................................................................…………………….……...

Biên phiên bản này được lập thành nhì bản; từng mặt giữmột bạn dạng./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Ký thương hiệu với ghi rõ chúng ta tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký thương hiệu với ghi rõ họ tên)

Xác dìm củacơ sở, tổ chức (6)

(chức vụ, chữkí của người dân có thẩm quyền, họ thương hiệu, đóng góp dấu)

___________________________

Ghi chú:

1 Cnạp năng lượng cđọng planer công tác hoặc đúng theo đồngchỉnh lý tư liệu v.v…

2, 3 Ghi thương hiệu của lưu trữ thẳng quảnlý tài liệu, chẳng hạn như Phòng Lưu trữ Sở …, Trung vai trung phong Lưu trữ tỉnh ……., Lưutrữ Sở/Ban …….., Lưu trữ Cửa Hàng chúng tôi …….., v.v… và tên của cơ sở, tổ chức hoặcđơn vị chức năng (giả dụ có) tiến hành chỉnh lý tư liệu.

4 Mục đích giỏi ghi rõ nguyên do giao nhận:nhằm chỉnh lý hoặc sau thời điểm chỉnh lý.

5 Liệt kê những nguyên lý tra cứu vãn cùng tàiliệu tương quan kèm theo (ví như có) như:

- Mục lục tư liệu nộp lưu;

- Các phép tắc tra tra cứu khác ví như bộ thẻ, cửa hàng dữliệu tra search tự động...;

- Các tài liệu liên quan khác như bản lịch sử hào hùng đơnvị có mặt font cùng lịch sử hào hùng phông; giải đáp phân một số loại, lập hồ nước sơ; phía dẫnkhẳng định quý hiếm tư liệu v.v....

6 Xác dìm của ban ngành, tổ chức quảnlý tài liệu (trong những trường đúng theo tàng trữ trực tiếp quản lý tài liệu ko cónhỏ lốt riêng).

PHỤ LỤC 2:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU

BÁO CÁO KẾT QUẢKHẢO SÁT TÀI LIỆU

1. Tên fonts tài liệu:......................................................................................

2. Giới hạn thời hạn của tài liệu:......................... ...........................…….....

3. Khối lượng tài liệu:

3.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số vỏ hộp (cặp):.............................................…….....................................

- Tổng số làm hồ sơ (đơn vị bảo quản): ...........……………………………….........

- Quy ra mét giá: .............. mét.

3.2. Tài liệu khác (nếu như có).

4. Thành phần cùng văn bản của tài liệu:

4.1. Thành phần tài liệu: kế bên tài liệuhành bao gồm, vào phông hoặc kăn năn tư liệu còn có đầy đủ một số loại tư liệu gì (tàiliệu chuyên môn, phyên ổn ảnh ghi âm...).

4.2. Nội dung của tài liệu: tài liệu củađa số đơn vị tổ chức hay ở trong về khía cạnh vận động nào; phần lớn nghành, vấn đề chủyếu ớt gì.

5. Tình trạng của font hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý:

5.1. Mức độthiếu đủ của font hoặc khối tài liệu;

5.2. Mức độgiải pháp xử lý về nghiệp vụ: phânnhiều loại lập hồ sơ, xác minh quý hiếm v.v.…;

5.3. Tìnhtrạng đồ dùng lý của phông hoặc khối hận tư liệu.

6. Công núm những thống kê, tra cứu (ví như có).

……….……., tháng ngày năm 200.….

Người khảo sát

(Ký tên)

PHỤ LỤC 3:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

LỊCH SỬ ĐƠN VỊHÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG

............................................................................................

Giai đoạn: ....................................

I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG

1. Bối chình ảnh định kỳ sử; thời hạn thành lập; chứcnăng, trách nhiệm, quyền lợi cùng cơ cấu tổ chức tổ chức của cơ sở, tổ chức - đơn vị hìnhthành phông; tác dụng, nhiệm vụ đa số của những đơn vị trực thuộc (cần nêu rõsố, ký hiệu; ngày, tháng, năm cùng người sáng tác của vnạp năng lượng bạn dạng ra đời ban ngành, tổ chức);

2. Những đổi khác, bổ sung (giả dụ có) về: chứcnăng, nhiệm vụ, quyền lợi và nghĩa vụ với tổ chức cơ cấu tổ chức của đơn vị chức năng ra đời phông; chứcnăng, nhiệm vụ hầu hết của những đơn vị trực thuộc;

3. Ngày, tháng, năm kết thúc chuyển động (so với đơnvị hình thành phông đang ngừng hoạt động);

4. Quy chế thao tác và chế độ công tác vnạp năng lượng thư(nêu cầm tắt lề lối thao tác, quan hệ tình dục công tác làm việc và cơ chế công tác văn uống thư) củaban ngành, tổ chức triển khai và đầy đủ biến đổi quan trọng đặc biệt (giả dụ có).

II. LỊCH SỬ PHÔNG

1. Giới hạn thời hạn của tài liệu.

2. Kăn năn lượng tài liệu:

2.1. Tài liệu hành chính:

- Tổng số vỏ hộp (cặp): ………………………………………………...….;

- Tổng số hồ sơ (đơn vị chức năng bảo quản):…………………………………..;

- Quy ra mét giá: .............. mét.

2.2. Tài liệu khác (nếu như có).

3. Thành phần cùng ngôn từ của tài liệu:

3.1. Thành phần tài liệu:

- Tài liệu hành chủ yếu bao hàm các một số loại văn phiên bản,sách vở hầu hết gì;

- Tài liệu không giống (tài liệu nghệ thuật, phlặng hình họa ghiâm...) (ví như có).

3.2. Nội dung của tài liệu, nêu nạm thể:

- Tài liệu của những đơn vị chức năng tổ chức hay trực thuộc vềkhía cạnh chuyển động nào;

- Những nghành nghề, vấn đề đa phần cùng sự khiếu nại quantrọng gì vào hoạt động vui chơi của đơn vị xuất hiện font được phản ánh vào tài liệu.

4. Tình trạng của phông hoặc kăn năn tài liệu giới thiệu chỉnh lý:

4.1. Tình hình tích lũy tài liệu vào giữ trữcủa cơ quan, tổ chức cùng giao nộp tài liệu vào tàng trữ lịch sử (giả dụ có);

4.2. Mức độthiếu thốn đầy đủ của font hoặc khối tài liệu;

4.3. Mức độgiải pháp xử lý về nghiệp vụ: phân nhiều loại lập hồ sơ, xác minh cực hiếm v.v.…;

4.4. Tìnhtrạng vật lý của fonts hoặc kân hận tài liệu.

5. Công núm những thống kê, tra cứu giúp (nếu có).

6. Nhu cầu khai quật, áp dụng tư liệu.

Phê duyệt

(của người có thẩm quyền hoặc người dân có trách rưới nhiệm (giả dụ có))

(Ký tên)

.……., tháng ngày năm 200.….

Người biên soạn

(Ký tên)

PHỤ LỤC 4:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬPhường HỒ SƠ

HƯỚNG DẪN PHÂNLOẠI, LẬP HỒ SƠ

Phông.....................……...............................

Giai đoạn:.................................

I. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU

1. Phương thơm án phân một số loại tài liệu:

- Căn cứ đọng lịch sử dân tộc đơn vị chức năng hiện ra fonts với lịchsử phông;

- Cnạp năng lượng cđọng tìnhhình thực tiễn tư liệu của phông;

- Căn uống cứ đọng yêu cầutổ chức, bố trí với khai thác áp dụng tư liệu,

Tài liệu fonts.........................................................…… được phân nhiều loại theocách thực hiện ………………….…………………... ; rõ ràng nlỗi sau:

I. Tên nhóm lớn (đội cơ bản) 1

1.1. Tên đội vừa 1

1.1.1. Tên đội nhỏ tuổi 1

1.1.2. Tên nhóm bé dại 2

1.1.3. Tên team bé dại 3

1.2. Tên đội vừa 2

....................................

II. Tên nhóm phệ (đội cơ bản) 2

2.1. Tên đội vừa 1

2.1.1. Tên nhóm bé dại 1

2.1.2. Tên nhóm nhỏ dại 2

2.1.3. Tên nhóm nhỏ 3

2.2. Tên đội vừa 2

.........................................

III. Tên nhóm mập (nhóm cơ bản) 3

3.1. Tên đội vừa 1

.........................................

3.2. Tên team vừa 2

...........................................

IV. .....................................

............................................

2. Hướng dẫn rõ ràng trong quá trình phân loạitài liệu:

Trong phần này, địa thế căn cứ tình hình thực tế củafont hoặc kăn năn tài liệu chỉ dẫn chỉnh lý, yêu cầu trình diễn hồ hết gợi ý cụ thể,ví dụ về câu hỏi phân chia tư liệu thành những nhóm bự, nhóm vừa với đội bé dại đểnhững người dân tham mê gia phân nhiều loại tư liệu triển khai thống nhất.

II. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ

Trình bày những hướng dẫn chi tiết về:

1. Phương pháp tập thích hợp vnạp năng lượng bạn dạng, tài liệu thành hồsơ đối với gần như fonts hoặc khối tài liệu còn ở vào chứng trạng lộn xộn, chưađược lập hồ sơ;

2. Chỉnh sửa hoàn thiện làm hồ sơ đối với nhữngfonts hoặc kân hận tư liệu đã có được lập hồ sơ tuy vậy còn chưa đúng mực, đầy đủ(chưa đạt thử khám phá nghiệp vụ);

3. Việc viết title hồ sơ;

4. Việc sắp xếp văn uống bạn dạng, tài liệu bên phía trong hồsơ;

5. Việc biên mục hồ sơ.

Phê duyệt

của người dân có thẩm quyền hoặc người có trách rưới nhiệm (trường hợp có)

(Ký tên)

.……., ngày tháng năm 200.….

Người biên soạn

(Ký tên)

PHỤ LỤC 5:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNBẢN HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN XÁCĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Phông.....................................................

Giai đoạn:...............................

Căn cứ đọng ...... (nêu các căn cứ được áp dụng đểbiên soạn hướng dẫn xác minh quý hiếm tài liệu phông ......,

Việc khẳng định quý giá với định thời hạn bảo quản mang lại hồ sơ, tư liệu trong quá trình chỉnhlý fonts ................. được triển khai theo hướng dẫn dưới đây:

A. Nhóm làm hồ sơ, tư liệu bảo quản vĩnh viễn,lâu dài: liệt kê ví dụ các nhiều loại làm hồ sơ,tài liệu gồm thời hạn bảo quản dài lâu, vĩnh viễn.

B. Nhóm làm hồ sơ, tư liệu bảo quản lâm thời thời: liệt kê rõ ràng những các loại hồ sơ, tư liệu cóthời hạn bảo vệ tạm thời.

C. Nhóm tư liệu loại thoát ra khỏi phông: liệtkê rõ ràng mọi loại tư liệu một số loại rangoài font, gồm:

I.Tài liệu không còn giá bán trị

II. Tài liệu trùng thừa

III. Tài liệu bị bao hàm

IV. Tài liệu không thuộc phông

Hình như, vào văn phiên bản này, phải trình bày nhữnglý giải cụ thể, ví dụ về Việc xác định giá trị tư liệu cùng định thời hạn bảoquản lí mang đến từng làm hồ sơ nhằm những người dân tmê mệt gia chỉnh lý thực hiện được thống độc nhất.

PHỤ LỤC 6:

ĐỀ CƯƠNG BIÊN SOẠNKẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

KẾ HOẠCH CHỈNHLÝ TÀI LIỆU

Phông ……..............................….

Giai đoạn:.............................

1. Mục đích, thử dùng của lần chỉnh lý

- Tổ chức khoa học tư liệu font .......... phụcvụ hưởng thụ cai quản, bảo quản bình an với tổ chức sử dụng tư liệu của fonts.

- Chỉnh lý theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchủ yếu ban hành theo Cục